Wie Software KMUs das Leben erleichtern kann

Gerade als kleines oder mittelständisches Unternehmen schreckt man häufig vor dem Einsatz spezialisierter Software für das Backoffice zurück. Das gilt vor allem für jene Betriebe, die sehr traditionsreich sind und vielleicht noch von einer Generation geführt werden, die nicht mit PCs und dem Internet aufgewachsen sind. Frei nach dem Motto: Das haben wir früher auch nicht gebraucht. Heutzutage gilt es aber, in allen Bereichen mit der Zeit zu gehen. Das betrifft nicht nur die Produktion und den Vertrieb, sondern eben auch die Büroabläufe im Hintergrund.

 

 

Effizienz und Zeit sind die wichtigen Größen

Ein Unternehmen ist in der Regel nur so effizient wie es der ineffizienteste Bereich zulässt. Was nützt eine perfekte Produktion, wenn der Vertrieb die Produkte nicht verkauft bekommt? Und was nützen zahlreiche Kunden, wenn Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuer und Kundenverwaltung diesen nicht gerecht werden kann? Dann gerät die Maschinerie ins Stocken und am Ende sinkt immer der Profit. Nur wer sein Unternehmen vollständig auf Effizienz trimmt, profitiert letztlich. Im Bereich Backoffice führt heute an softwarebasierten Lösungen kein Weg mehr vorbei. Die Zeit von Papier und Karteikarte ist vorbei. Heute gilt es, digitale Produkte zu nutzen, um schnell und effizient Aufgaben zu erledigen, die früher viel Zeit und Personal beschäftigt haben.

 

Mit Steuersoftware Geld und Zeit sparen

Ein leidiges Thema vor allem für Kleinbetriebe und Freiberufler ist die rechtzeitige und richtige Abgabe der Steuer. Gemeint ist nicht nur die jährliche Einkommenssteuererklärung, sondern auch die quartalsmäßige oder sogar monatliche Umsatzsteuervoranmeldung sowie Gewerbesteuern, EÜR und sonstige anfallende Erklärungen. Zwar kann man all diese Vorgänge auch einem Steuerberater überlassen, doch die Daten, Rechnungen und Überweisungsnachweise müssen dem auch geliefert werden. Manchmal kann es klüger und günstiger sein, die Steuerfragen mit einer guten Steuersoftware und einem fähigen Mitarbeiter selbst zu lösen. Entsprechende Software findet sich in Online-Shops und Elektronikfachmärkten.

 

Buchhaltungssoftware verhindert teure Fehler

Wer zwar nicht die Steuererklärungen selbst bearbeiten möchte, aber dennoch eine saubere und ordentliche Buchführung machen will, dem seien entsprechende softwarebasierte Lösungen für eine Finanzbuchhaltungssoftware (oder auch FiBu Software genannt) empfohlen. Mit solchen Programmen lassen sich Buchungen und Rechnungen übersichtlich erfassen und dank diverser Werkzeuge in anschaulichen Tabellen, Listen und Grafiken auswerten. Wie viel hat der Betrieb im letzten Quartal an Werbungskosten ausgegeben? – ein Klick und das Programm zeigt es an, als Graph, als Prozentsatz oder auch relativ zu den anderen Ausgabeposten. Wie viel kosten Personal und Raummiete? Wie hoch war der Umsatz in Relation zum Vorjahr? All diese Informationen haben einen strategischen Wert und müssten sonst mühsam von Hand herausgesucht und berechnet werden oder werden gleich ganz unter den Tisch fallen gelassen.

 

Datenverarbeitung leicht gemacht

Je nach Branche und Betrieb fallen bei Herstellungs- oder Dienstleistungsprozessen große Mengen an Daten an, die meist irgendwo gespeichert oder abgelegt werden, ohne dass sie einfach und nützlich für Auswertungen herangezogen werden können. Oft werden manche Daten auch gar nicht mehr beachtet, obwohl sie von immenser Wichtigkeit sein können. Mit einer Datenverarbeitungssoftware können diese Daten spielend einfach gesichert, sortiert und ausgewertet werden und sind im Falle eines Falles auch nach Jahren noch verfügbar – Stichwort Aufbewahrungspflicht. Viele Unternehmen nutzen branchenspezifische Software und tatsächlich sind die Anforderungen so unterschiedlich, dass es „das Programm schlechthin“ gar nicht gibt. Am besten lässt man sich beraten oder fragt einmal im eigenen Netzwerk, ob jemand eine Empfehlung aussprechen kann.

 

Kundenverwaltung geht ganz einfach

Zuletzt sei noch auf ein spezielles Thema hingewiesen, das von vielen Unternehmen oft nicht ernst genug genommen wird, nämlich die softwareunterstützte Kundenverwaltung. So ein Programm katalogisiert nicht nur die eigenen Kunden und unterstützt bei der Kommunikation mit ihnen, sondern offenbart auch wertvolle Daten, die im zwischenmenschlichen Bereich oft nicht erfasst oder sogar fehlinterpretiert werden. Gibt es nicht bei uns allen den einen Kunden, der zwar furchtbar nett und kommunikativ ist, aber kaum Umsatz macht? Mit einer Kundenverwaltung sieht man auf einen Blick, welche Kunden wirklich wichtig sind und wann man wie und mit welchem Ergebnis mit ihnen kommuniziert hat.

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