Firmen-Events – nicht nur in der Krise – digital moderieren

Veranstaltungen  wie Tagungen und Kick-offs-können mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik effektiver und interaktiver gestaltet werden als mit den klassischen Moderationsmedien wie Pinnwand und Flipchart. Deshalb nutzen die Unternehmen diese Technik verstärkt – gerade in der aktuellen Krise.

Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer ihre Problemlösungen sind, umso größer ist der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Abstimmung. Entsprechend viele Workshops und Meetings fanden bis zum Ausbruch der Corona-Krise in den Unternehmen statt; zudem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von Personen teilnahmen.

Bei solchen Events stellt sich Unternehmen oft die Frage: Wie können wir die Teilnehmer so einbinden, dass

• einerseits alle aktiv an der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mitwirken können und
• andererseits der Prozess handelbar bleibt?

Die Mitarbeiter smart in den Prozess einbinden

Denn wenn sehr viele Mitarbeiter an der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden – mit Pinnwand und Flipchart – an ihre Grenzen. Aus folgenden Gründen:

• Es erfordert zu viel Zeit bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen geäußert haben.
• Die Teilnehmer beeinflussen sich wechselseitig, so dass kein objektives Stimmungsbild entsteht.
• Es vergeht zu viel Zeit bis alle Voten ausgewertet sind, so dass mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann.
• Das Dokumentieren der gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse ist sehr zeitaufwändig, weil die auf Papierbogen notierten Informationen zunächst am PC erfasst werden müssen, bevor sie zum Beispiel als Handout an die Teilnehmer oder Auftraggeber gesandt werden können.

Hinzu kommt: Mit den klassischen Moderationsmethoden lassen sich nur die Voten oder Beiträge der im Raum anwesenden Personen erfassen. Mit ihnen können nicht Personengruppen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, in den Prozess integriert werden. Dies ist in größeren Unternehmen, die meist mehrere Niederlassungen haben, jedoch oft nötig. Dies gilt speziell dann, wenn es zum Erreichen der übergeordneten Ziele wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sich mit der beschlossenen Strategie oder Problemlösung identifizieren und aktiv an deren Realisierung mitwirken.

Events effektiver und interaktiver gestalten

Deshalb dachten bereits vor der aktuellen Krise viele Unternehmen darüber nach, wie man größere Veranstaltungen dynamischer und effektiver sowie bei Bedarf so gestalten kann, dass die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten versammeln. Sie kamen zur Erkenntnis: Mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik) können wir unsere Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.

So lassen sich zum Beispiel, wenn genügend kleine digitale Helfer wie Smartphones, Tablets oder Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, Veranstaltungsdesigns sogar für Mega-Gruppen schmieden, bei denen

• alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen können,
• sie regelmäßig nach ihrer Einschätzung gefragt werden und
• die Teilnehmer in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen an Problemlösungen arbeiten.

Denn mit der modernen IuK-Technik können die Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer schnell erfasst, ausgewertet und visualisiert werden, so dass die relevanten Einzelbeiträge und verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können.

Entsprechend viele Unternehmen und Verbände führten bis zum Ausbruch der Corona-Krise bereits mit der sogenannten digitalen Moderation die unterschiedlichsten Formen von Präsenz- und Online-Veranstaltungen durch –

• von (Change‑, Strategie‑ und Vertriebs‑)Workshops,
• über (Händler‑, Management‑ und Führungskräfte‑) Tagungen bis hin
• zu Großveranstaltungen wie Betriebsversammlungen, sowie Open-Space-Veranstaltungen und Zukunftskonferenzen.

Und in der Krise? In ihr führten börsennotierte Unternehmen mit Hilfe der modernen IuK-Technik sogar ihre Jahreshauptversammlungen digital durch.

Die benötigte technische Infrastruktur

Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Voraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern existiert oder von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.

Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich mit dem Programm PowerPoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit enthält mehr Funktionen, da mit ihm keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation ermöglicht werden soll. Denn bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen erfolgen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten, deren Auswertungen dann, sozusagen per Knopfdruck, grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt. Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen und deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentier- und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld die Vorlagen erstellt.

Das Durchführen der Veranstaltung selbst erfordert eine Infrastruktur, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe und Art der Veranstaltung variieren kann:

• mindestens einem Digital Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
• mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern,
• mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und
• einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.

Grafik: Für eine Digitale Moderation benötigte technische Infrastruktur

 

 

Die digitale Moderation hat sich bewährt

Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von (Online‑)Workshops bis hin zu Großveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern, die sich gerade in der aktuellen Zeit, in der zum Beispiel viele Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, an verschiedenen Orten befinden.

Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund

• der Schnelligkeit, mit der Informationen gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können,
• der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die Technik bietet, sowie
• der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben.

So werden zum Beispiel viele Großveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten leben und arbeiten, auch in normalen Zeiten überhaupt erst durch das Nutzen der Technik möglich, da ansonsten die Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich nicht vertretbar.

Mitarbeiter begrüßen Arbeit mit modernen Medien

Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zum Durchführen von Großveranstaltungen und Workshops – auch weil sie erkannt haben: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, wertgeschätzt und gehört. Sie haben zudem registriert, dass gerade ihre jungen technik-affinen Mitarbeiter, wenn in Workshops oder Tagungen mit Pinnwänden und Flip-Charts gearbeitet wird, sich zunehmend fragen: „Warum nutzen wir hier diese ‚Steinzeit-Medien‘? Im Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und Entscheidungsfindung zum Beispiel bei der Projektarbeit doch auch die moderne IuK-Technik. Warum also nicht hier?“

Diese Einstellung wird sich bei ihnen in den kommenden Monaten, wenn sie von zu Haus aus mit Hilfe der digitalen Medien kommunizieren und arbeiten, noch verstärken. Deshalb ist die These nicht gewagt: Nach der Krise werden die Unternehmen noch starker als vor ihr beim Durchführen ihrer Events auf die moderne Informations- und Kommunikationstechnik sowie die digitale Moderation setzen.

Sabine Machwürth

Zur Autorin: Sabine Machwürth ist Mitglied der Geschäftsleitung der Managementberatung Machwürth Team International (MTI Consultancy), Visselhövede (D), die Unternehmen u.a. beim Einführen der für die Digitale Moderation erforderlichenTechnik unterstützt und deren Mitarbeiter in deren Handhabung trainiert (Internet: www.mticonsultancy.com; E-Mail: info@mwteam.de).