Mit Wirkung zum 01. Januar 2014 ist das neue Reisekostenrecht in Kraft getreten. Änderungen betreffen vor allem die Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die Verpflegungspauschale und die Unterkunftskosten. Arbeitgeber sollten die bisher ausgeübte Praxis überprüfen und eine Anpassung vornehmen.
Definition der ersten Tätigkeitsstätte
Das neue Reisekostenrecht hat den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstelle durch die Definition der ersten Tätigkeitsstätte ersetzt. Als erste Tätigkeitsstätte kommt fortan sowohl eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers als auch eine betriebliche Einrichtung eines Dritten in Betracht. Voraussetzung ist allerdings eine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers. Diese ist auch dann gegeben, wenn die Zuordnung „bis auf weiteres“ erfolgt. Pro Dienstverhältnis kann ein Arbeitnehmer seit dem 01. Januar 2014 nur noch keine oder aber eine einzige erste Tätigkeitsstätte haben. Welche das ist, bestimmt der Arbeitgeber. Unerheblich ist dabei, in welchem Umfang der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte tätig wird: Auch die Ausübung simpler Hilfs- und Nebentätigkeiten ist ausreichend. Fehlt es an einer eindeutigen Zuordnung, werden vom Gesetz definierte zeitliche Kriterien angewendet. Maßgeblich für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte ist demnach, an welchem Ort der Arbeitnehmer täglich oder mindestens ein Drittel seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit tätig werden soll. Anders als bei der Zuordnung durch den Arbeitgeber finden Hilfstätigkeiten keine Berücksichtigung.
Staffelung der Verpflegungspauschale
Bislang wurden Verpflegungspauschalen in drei Stufen gestaffelt. Das neue Reisekostenrecht sieht hingegen eine zweistufige Staffelung vor. Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene Konstellationen unterscheiden:
– Bei eintägigen Reisen wird die steuerfreie Verpflegungspauschale erst dann gezahlt, wenn die Abwesenheit länger als acht Stunden andauert. Gewährt werden nicht mehr nur sechs, sondern 12 Euro.
– Bei zweitägigen Reisen, die ohne Übernachtung durchgeführt werden, müssen die Zeiten beider Tage zusammengerechnet werden. Anders als zuvor ist weder der Beginn noch das Ende der Reise von Bedeutung. Auch hier kann die Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro angesetzt werden, wenn die Dauer der Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt.
– Bei mehrtägigen Reisen mit mindestens einer Übernachtung gibt es sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 Euro. Für jeden Zwischentag können 24 Euro angesetzt werden.
Das neue System gilt auch für Reisen ins Ausland. Hierzu sind jedoch die vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten neuen Pauschalen heranzuziehen.
Teil- oder unentgeltliche Mahlzeiten
Werden dem Arbeitgeber während der Reisen Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, kommt es zur Kürzung der Verpflegungspauschalen. Diese wird tagesgenau vorgenommen und ist auf 20 Prozent fürs Frühstück und auf jeweils 40 Prozent für das Mittag- oder Abendessen festgesetzt. Ist eine Kürzung der Verpflegungspauschalen nicht möglich, werden die amtlichen Sachbezugswerte herangezogen.
Änderungen bei den Unterkunftskosten
Ein vollständiger Abzug der Übernachtungskosten an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte ist seit dem 01. Januar 2014 nur noch für die Dauer von maximal 48 Monaten möglich. Während dieser Zeit kann die Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten angesetzt werden. Danach greift jedoch eine Beschränkung. Demnach sind fortan lediglich 1.000 pro Monat abzugsfähig.