Wie Finanzberater wertvolle Daten systematisch sichern

Wie lässt sich heute ein Vermögen aufbauen oder das hart erarbeitete Geld sinnvoll anlegen? Angesichts der anhaltenden Niedrigzinspolitik der Europäischen Zentralbank wird es immer schwieriger diese Frage, die viele verunsicherte Sparer umtreibt, seriös zu beantworten. Was Häuslebauer erfreut, stellt selbst Finanzexperten von Banken und Versicherungen beim Erwirtschaften der versprochenen Renditen vor neue Herausforderungen. Je niedriger die Zinsen von Tagesgeld und Bundesschatzbriefen werden, desto größer wird der Bedarf an fundierter Unterstützung bei der Vermögensverwaltung. Für Finanzberater, ganz gleich ob sie selbstständig oder im Auftrag eines großen Unternehmens tätig sind, gibt es viel zu tun. So erfreulich die Tatsache ist, dass die Terminkalender gut gefüllt sind – sie stellt zugleich jeden Einzelnen vor neue Herausforderungen im Umgang mit den sensiblen Daten der wachsenden Kundschaft.

Finanzberatung ist Vertrauenssache
Es spielt keine Rolle, ob auf der Visitenkarte die Berufsbezeichnung Finanz-, Vermögens- oder Anlageberater steht – wer Kunden in Vermögensfragen berät, muss sich jederzeit bewusst sein, dass er Tag für Tag mit sehr sensiblen Daten arbeitet. Es ist auch nicht wichtig, ob ein Vertreter dieser Branche im Außendienst tätig ist oder in den Räumen eines Firmengebäudes mit Kunden spricht. Ein Berater kann sich seinen Arbeitsalltag ohne den Computer nicht mehr vorstellen. Ein guter Finanzberater hat sogar schon nach kurzer Zeit zahlreiche Kunden in seiner Kartei. Namen, Adressen, Geburtsdaten, Familienstand, Einkommens- und Vermögensverhältnisse, Protokolle der Beratungsgespräche, wichtige Termine und noch viele andere Daten müssen dem Berater bei jedem Gespräch präsent sein, dürfen aber auf keinen Fall in fremde Hände gelangen.


Die richtige Software finden
Namen und Adressen zu verwalten, diese Möglichkeiten bietet in der Regel die Anwendersoftware, wie sie zur Grundausstattung der meisten PCs, Laptops oder anderer Endgeräte gehört. Ein wenig mehr branchenspezifischen Komfort sollte eine adäquate Software für den Finanzberater schon bieten. Wer „nur“ Versicherungen verkauft, braucht eventuell keine Tools, die die Renditechancen hochkomplexer Finanzprodukte analysieren, aber eine reine Datenbank ist auch für diese Mitarbeiter nicht ausreichend. Das Angebot entsprechender Software ist beachtlich. Einige Entwickler bieten sogenannte Baukastensysteme, mit denen sich für jeden Berater die erforderlichen Komponenten zusammenstellen lassen. Ob man sich für eine Komplettlösung entscheidet oder lieber ein individuell zusammengestelltes Softwarepaket kauft, hängt vom konkreten Bedarf und vom zur Verfügung stehenden Budget ab. Auf alle Fälle gehört auf den Computer jedes Finanzberaters eine gute Software zur Datensicherung.

So lassen sich Daten kontinuierlich sichern
Die beste Software nützt nichts, wenn der Anwender die zur Verfügung gestellten Möglichkeiten nicht nutzt. Speziell bei der Datensicherung ist es wichtig, die Abläufe weitgehend zu automatisieren. In der Hektik des Berateralltags könnte es schnell zu Versäumnissen kommen, die sich später bitter rächen. Ein Defekt der Festplatte, der Diebstahl des Notebooks: Es sind viele Szenarien vorstellbar, die zum Totalverlust wichtiger Daten führen könnten. Wer auf Nummer sicher gehen will, muss seine Daten möglichst häufig sichern. Mit Hilfe der Sicherungs-Software werden alle wichtigen System- und Nutzerdaten kopiert und auf einem externen Speicher (externe Festplatte, USB-Stick, Netzwerkspeicher oder Cloud) gespeichert. Gute Sicherungsprogramme vergleichen automatisch die Übereinstimmung von Original und Kopie. Damit kein Unberechtigter an die vertraulichen Unterlagen herankommt, müssen die kopierten Daten verschlüsselt und mit Passwort geschützt werden.

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