Hier möchte ich ein paar Regeln für das Medium Email erläutern. So endet die Kommunikation schnell im Chaos, wenn die Email, welche zuhause auf dem Computer noch so schön aussah, beim Empfänger Hyroglyphen auf den Bildschirm hervorruft.
Im Internet, also auch bei email und Dateiformaten gibt es bestimmte Standards, also Formate mit denen nahezu jeder Computer umgehen kann. Bedenken Sie, dass nicht jeder vor einem Windows
Vista Rechner mit Microsofts Office 2008 sitzt. Also kann ein Computer mit einem älteren Office/Windows mit der Datei aus Vista unter Umständen nichts anfangen.
Zudem sind gerade Officedateien absichtlich oder unabsichtlich veränderbar. An einige Grundregeln sollte man sich halten.
- Vermeiden Sie leere Emails mit dem eigentlichen Text im Anhang. Womöglich als Word Dokument. Da ist das Angebot plötzlich sehr günstig.
- Vergeben Sie einen treffenden Betreff in der Betreffzeile und nicht im Nachrichtentext
- Vermeiden Sie große Emailanhänge. Alles über 2MB nur nach Absprache. Leider hat immer noch nicht jeder eine DSL Flatrate und viele Leute müssen sich einen Emailserver mit Ihren Kollegen teilen.
- Als Dateiformat nutzen Sie ohne Absprache bitte nur pdf für Dokumente und jpg für Bilder. Musik- und Videodateien sollten tabu sein. Dafür lieber die Dateien irgendwo hoch laden und anschließend den Link verschicken.
- Verschicken Sie niemals Exe-Dateien. Ausführbare Dateien können Viren enthalten und werden daher von vielen Programmen geblockt.
- Verfasse Emails im text-Format und nicht im HTML-Format. Natürlich sieht es Klasse aus, wenn die Email genauso aussieht wie die Geschäftsbriefe mit dem Logo und Datum. Hat der Empfänger allerdings html bei Emails aus Sicherheitsgründen abgeschaltet, ist die Email beim Empfänger kaum lesbar.
- Nur weil man eine Email schreibt, sollte man nicht die Rechtschreibung vergessen. Dazu gehört Groß- und Kleinschreibung sowie die normalen Satzzeichen.
- In eine ordentliche Email gehört eine Anrede.
- Auch in einer Email werden Fremde nicht einfach gedutzt.
- Emails nicht einfach kommentarlos weiterleiten. Nichts ist unhöflicher wie ein Betreff mit Fwd:Fwd:Fwd
- Kettenbriefe sind verboten. Niemand zahlt irgendeinem Kind in Südamerika einen neuen Rollstuhl oder schenkt Dir ein Handy, wenn Du die Email an 10 Leute weiter sendest.
- Bei Rundmails, zB mit angefragten Urlaubsbildern an mehrere Personen, die sich untereinander nichtkennen, gehört in die „An-Zeile“ die eigene Emailadresse. Die eigentlichen Empfänger gehören in die „BCC-Zeile“. Damit werden nicht ungewollt alle Emailadressen verteilt und die Privatsphäre geschützt.
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