Was Wirtschaftsprüfer beim Eintritt ins Unternehmen zuerst prüfen
Wirtschaftsprüfer achten zu Beginn einer Prüfung auf grundlegende organisatorische und inhaltliche Voraussetzungen. Nach Einschätzung von Katarina Sitar Šuštar, Dozentin an der Wirtschaftsfakultät der Universität Ljubljana und zugelassener Wirtschaftsprüferin, lassen sich typische Prüfungsrisiken früh erkennen, wenn Unternehmen ihre internen Abläufe realistisch einschätzen und strukturiert vorbereiten.
Dabei geht es weniger um einzelne Kennzahlen als um die Frage, ob Prozesse, Unterlagen und Zuständigkeiten nachvollziehbar organisiert sind. Gerade in der Anfangsphase der Prüfung zeigt sich, wie belastbar das interne Rechnungswesen tatsächlich ist.
Dokumentation als Vertrauensbasis der Prüfung
Zu Beginn erstellt der Prüfer regelmäßig eine detaillierte Liste der für die Abschlussprüfung benötigten Unterlagen. Werden diese vollständig, fristgerecht und in der vereinbarten Form bereitgestellt, erleichtert dies die Zusammenarbeit erheblich und schafft Vertrauen.
In der Praxis sind die Anforderungen jedoch nicht immer selbsterklärend. Prüfungsanfragen enthalten häufig fachliche Begriffe oder setzen bestimmte Datenformate voraus. Sind Anforderungen unklar oder Unterlagen nicht in der gewünschten Form verfügbar, empfiehlt Sitar Šuštar eine frühzeitige Abstimmung, um Missverständnisse und unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Reibungsloser Ablauf bei Vor-Ort- und Remote-Prüfungen
Während Prüfungen früher überwiegend in den Räumen der Unternehmen stattfanden, wird heute ein wachsender Teil der Arbeit aus der Ferne durchgeführt. Unabhängig vom Prüfungsformat muss sichergestellt sein, dass der Ablauf ohne organisatorische Reibungsverluste erfolgt.
Bei Prüfungen vor Ort sind geeignete Arbeitsplätze sowie die relevanten Ansprechpartner bereitzustellen. Dazu zählen neben dem Rechnungswesen auch Geschäftsführung, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Entwicklung, Personalwesen und Rechtsabteilung. Eine frühzeitige Terminplanung für Gespräche ist dabei unerlässlich.
Inventuren rechtzeitig einbinden
Sind Vorräte oder Sachanlagen von wesentlicher Bedeutung, nehmen Prüfer häufig an den jährlichen Inventuren teil. Entscheidend ist, dass sie rechtzeitig über die Termine informiert werden, um eine Teilnahme zu ermöglichen.
Kann der Prüfer bei der Inventur nicht anwesend sein, entsteht eine Prüfungsbeschränkung. Nachträgliche Kontrollen sind dann nicht mehr möglich, was dazu führen kann, dass Bestände nicht bestätigt werden. Dies kann ein angepasstes Prüfungsurteil nach sich ziehen, auch wenn die Inventur sachlich korrekt durchgeführt wurde.
Unabhängige Bestätigung von Salden
Zu den verpflichtenden Prüfungshandlungen gehört die unabhängige Einholung von Saldenbestätigungen. Prüfer wählen hierfür selbst Kunden, Lieferanten, Banken oder rechtliche Vertreter aus und fordern diese zur direkten Bestätigung offener Posten oder weiterer relevanter Informationen auf.
Unternehmen werden in diesem Zusammenhang insbesondere um Auswertungen aus der Nebenbuchhaltung sowie um aktuelle Kontaktdaten ihrer Geschäftspartner gebeten. Ziel ist es, zentrale Bilanzpositionen durch externe Quellen abzusichern.
Prüfung als mehrstufiger Prozess
Eine Abschlussprüfung gliedert sich in mehrere Phasen. In der Vorprüfung verschaffen sich die Prüfer einen Überblick über Geschäftsprozesse und interne Kontrollen. In der Abschlussprüfung steht die Übereinstimmung der Rechnungslegung mit dem anzuwendenden Regelwerk im Fokus. Die Schlussphase umfasst die Prüfung der Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle, die Bewertung von Forderungen und Vermögenswerten sowie die Beurteilung von Rückstellungen. Ergänzend werden die Erläuterungen im Anhang und der Lagebericht geprüft, sofern dieser erstellt wird.
Abschließend beurteilen die Prüfer, ob ausreichende Prüfungsnachweise vorliegen, und erstellen den Prüfungsbericht. Auf Wunsch werden zusätzlich Empfehlungen für das Management formuliert oder Berichte für den Prüfungsausschuss erstellt. Sitar Šuštar rät Unternehmen, gerade am Ende einzelner Prüfungsphasen aktiv das Gespräch zu suchen. Frühzeitige Rückmeldungen zu möglichen Schwachstellen oder Anpassungsbedarf ermöglichen es, rechtzeitig gegenzusteuern.
Datensicherheit im Prüfungsprozess
Bei der Übermittlung sensibler Unterlagen spielt auch die Datensicherheit eine zunehmende Rolle. Neben sicheren Übertragungswegen sollten Unternehmen darauf achten, bereitgestellte Daten unabhängig vom Kommunikationskanal angemessen zu schützen und zu verschlüsseln. Dies reduziert nicht nur das Risiko von Datenmissbrauch, sondern entspricht auch den wachsenden Anforderungen an Compliance und Informationssicherheit.
Auch für Unternehmen in Deutschland zeigt sich, dass eine strukturierte Vorbereitung und klare interne Zuständigkeiten den Prüfungsprozess erheblich erleichtern. Angesichts steigender regulatorischer Anforderungen und zunehmender Komplexität der Rechnungslegung wird eine professionell organisierte Abschlussprüfung zu einem wichtigen Stabilitätsfaktor für Unternehmensführung und Kapitalmarktkommunikation.