Wer beruflich und privat mehr als nur Mittelmäßigkeit erreichen möchte, kommt am Selbstmanagement nicht vorbei. Dieser Artikel stellt 11 bewährte Methoden zum Selbstmanagement vor, mit deren Hilfe du dein persönliches und berufliches Schicksal in die eigenen Hände nehmen kannst.
Aber sei gewarnt! Die Methoden allein werden dich noch nicht zu einem erfolgreichen Manager deiner selbst machen.
Ein erfolgreiches Selbstmanagement steht auf zwei Säulen: effektive Methoden und Selbstbewusstsein
Ein starkes Selbstbewusstsein (im Sinne von »sich seiner selbst bewusst sein«) entwickelt man, indem man Erfahrungen sammelt und reflektiert.
11 Selbstmanagement Methoden
#1 | Zielsetzung
Ohne ein Ziel macht Management keinen Sinn. Am Anfang steht also das Ziel. Es existieren verschiedene Methoden der Zielsetzung.
Besonders beliebt sind die sogenannten S.M.A.R.T. Ziele
S.M.A.R.T. ist eine Abkürzung und steht für:
- Spezifisch
- Messbar
- Erreichbar (englisch: »Accepted«)
- Realistisch
- Terminiert
Das Ziel muss alle diese Kriterien erfüllen. Diese Art der Zielsetzung wird gerne im Projektmanagement angewendet und dort macht sie auch sehr viel Sinn.
Für persönliche Ziele ist die S.M.A.R.T. Methode jedoch höchstens in einer leicht abgewandelten Form zu gebrauchen. Mehr dazu in meinem Artikel über persönliche Ziele.
#2 | Die Prinzipien von Ray Dalio
Es empfiehlt sich, nicht allzu viel zu theoretisieren, sondern einfach die Methoden von erfolgreichen Praktikern zu übernehmen und diese an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Eines der meiner Meinung nach besten Selbstmanagement-Systeme stammt von Ray Dalio, einem US-amerikanischen Hedgefonds-Manager und self-made Multimilliardär.
Sein System beruht auf sogenannten Prinzipien, einfachen Regeln die sich – vereinfacht gesprochen – mit den zehn Geboten aus der Bibel vergleichen lassen.
#3 | Planung und Ausführung strikt trennen
Dies ist eines der für mich stärksten von insgesamt über 200 Prinzipien von Ray Dalio.
Die Planung und die Durchführung eines Plans sollten auch gedanklich strikt voneinander getrennt werden
Beim Erstellen des Plans sollte man sich noch nicht damit befassen, wie es später sein wird, ihn in die Tat umzusetzen.
Auf diese Weise verhindert man Selbstbetrug.
Tipp: Sich bei der Erstellung des Plans vorstellen, dass dieser für eine andere Person bestimmt ist.
#4 | Die ALPEN-Methode
Das Erstellen eines Plans kann Teil der sogenannten ALPEN-Methode sein, die aus insgesamt fünf Schritten besteht:
- Aufgabe und Termine aufschreiben
- Die Dauer abschätzen beziehungsweise festlegen
- Pufferzeiten einplanen (In der Praxis braucht man etwa 50 % länger als gedacht)
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Bevor man sich an die Planung und Durchführung des Plans macht, sollte man sich mit den Prioritäten auseinandersetzen.
Wer gut darin ist Prioritäten zu setzen, kann sehr viel Zeit sparen und dadurch auf lange Sicht deutlich mehr erreichen, als jemand, der nicht mit Prioritäten arbeiten.
#5 | Das Pareto-Prinzip
Dass es so wichtig ist, Prioritäten zu setzen, kann mit dem Pareto-Prinzip erklärt werden, welches auch als 80/20-Regel bekannt ist.
Vereinfacht gesprochen besagt das Pareto-Prinzip, dass sich 80 % der Resultate bereits mit 20 % des Aufwandes erreichen lassen.
Leider wird das Pareto-Prinzip von vielen Leuten zu sehr vereinfacht und auf Situationen angewendet, wo es gar keine Gültigkeit hat.
#6 | Das Eisenhower Prinzip (Eisenhower-Matrix)
Das Eisenhower Prinzip beruht auf der Tatsache, dass man bestimmten Aufgaben die Attribute wichtig und dringend zuweisen kann.
Dadurch ergeben sich insgesamt vier Klassen von Aufgaben:
- Wichtig und dringend
- Wichtig aber nicht dringend
- Dringend aber nicht wichtig
- Nicht wichtig und auch nicht dringend
In dem sehr zu empfehlenden Buch Die 7 Wege zur Effektivität* erklärt Stephen Covey, dass das menschliche Gehirn so verdrahtet ist, dass wir den dringenden aber nicht wichtigen Aufgaben (Klasse Nr. 3) intuitiv fast immer den Vorzug vor wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben (Kasse Nr. 2) geben.
Im Rahmen eines guten Selbstmanagements sollten diese beiden Prioritäten vertauscht werden.
#7 | Die ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist eine Art light Version der Eisenhower Methode. Sie betrachtet nur eine Dimension und ist daher einfacher, aber weniger mächtig als das Eisenhower-Prinzip.
Die zu erledigen Aufgaben werden gemäß ihrer Wichtigkeit in drei Kategorien A, B und C eingeteilt.
- A‑Aufgaben: Sehr wichtige Aufgaben, die sofort erledigt werden sollten
- B‑Aufgaben: Weniger wichtige Aufgaben, die delegiert oder erst später erledigt werden sollten
- C‑Aufgaben: Unwichtige Aufgaben, die man entweder delegiert oder verwirft
#8 | Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik zwingt einen dazu, regelmäßig Pausen einzulegen, um auf Dauer eine hohe Leistungsfähigkeit und Produktivität aufrechtzuerhalten.
Man stellt sich einen Timer auf 25 Minuten und macht dann 5 Minuten lang Pause.
Nach 4 Zyklen gönnt man sich eine Pause von 30 Minuten.
#9 | Eine Not-To-do-Liste
Eine der wohl sinnvollsten Methoden zum Selbstmanagement ist die Not-To-do-Liste. Diese enthält all jene Projekte, Pläne und Tätigkeiten, die uns von unseren wichtigsten To-dos ablenken.
#10 | Ein Katalog an Fokus-Fragen
Eine Fokus-Frage ist eine Frage, die man an sich selbst stellt, um sich gedanklich wieder auf die richtige Bahn zu lenken, falls man mal vom Weg abgekommen ist.
Eine gute Fokus-Frage stammt aus dem Buch The ONE Thing* von Gary Keller und lautet:
Welche eine Sache kann ich jetzt tun, damit in Zukunft alles einfacher wird?
Hier noch eine weitere mögliche Anwendung der Fokus-Frage: Bevor man einen Impuls, etwas zu tun, befolgt, sollte man sich fragen, ob diese Aufgabe überhaupt bearbeitet werden sollte.
#11 | Intuitiv arbeiten
Diese Idee stammt aus dem Buch Wie werde ich ein erfolgreicher Unternehmer* von Stefan Merath.
Sinnhaft steht dort, dass unsere Intuition um einiges schneller arbeitet, als unser Verstand.
Und im Endeffekt werden fast alle unsere Entscheidungen sowieso intuitiv getroffen. Der Verstand ist eher dazu da, die Intuition zu erklären und zu begründen.
Stefan Merath sagt, dass sich hier ein großer Geschwindigkeitsvorteil für Unternehmer ergibt, die ihre (intuitiven) Entscheidungen im Gegensatz zu Managern und Politikern nicht rechtfertigen und tausendfach absichern müssen.
Also können sie sich das Rationalisieren auch einfach sparen und direkt der Intuition folgen.
Warum Selbstmanagement so wichtig ist
Ein großer Teil der arbeitenden Bevölkerung ist chronisch gestresst. Einige sind bereits am Ende ihrer Kräfte angelangt und leiden unter den Symptomen der Überforderung, wie zum Beispiel chronischen Schlafstörungen.
Bei vielen der Betroffenen lassen sich die Probleme damit erklären, dass sie sich noch nie willentlich und bewusst weiterentwickelt haben. Ihr Leben gleicht der Kugel in einem Flipperautomaten: Sie bekommen nur das, was der Zufall für sie vorgesehen hat – also nicht besonders viel.
Die Definition von Selbstmanagement
Selbstmanagement ist die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten.
Drei Dinge sind wichtig:
1. Selbstmanagement braucht ein Ziel
Wer etwas gestalten möchte, braucht einen Plan. Da Pläne niemals willkürlich sind, setzt Selbstmanagement die Existenz eines Ziels voraus.
Wer keine Ahnung hat, wer er ist und wo er hin möchte, kann sich nicht sinnvoll selbst managen.
2. Selbstmanagement gilt nicht 9‑to‑5, sondern immer
Selbstmanagement sollte nicht bloß auf den Beruf angewendet werden, sondern auf das gesamte Leben.
Selbstmanagement ist eine bestimmte Art zu denken und lässt sich nicht einfach nach Feierabend abschalten.
3. Selbstmanagement beginnt schon bei der Auswahl der Aufgaben
Selbstmanagement beginnt schon sehr viel früher, als die meisten Menschen glauben.
Viele Menschen beginnen damit, sich für das Selbstmanagement zu interessieren, weil sie eine anspruchsvolle Aufgabe zu meistern haben, die sie an ihre Grenzen führt. Vom Selbstmanagement erhoffen sie sich, dass es ihnen dabei hilft, diese Aufgabe zu bewältigen.
Idealerweise beginnt Selbstmanagement aber schon viel früher: Es schließt die Berufs- und damit auch Aufgabenwahl mit ein.
Das bedeutet natürlich nicht, dass das Selbstmanagement diesen Menschen gar nicht weiterhelfen kann – Selbstmanagement ist immer hilfreich. Seine volle Leistungsfähigkeit kann das Selbstmanagement allerdings nur dann entfalten, wenn es – bildlich gesprochen – auf der grünen Wiese bauen kann.
Selbstmanagement ist der wohl einzige Weg zur dauerhaften Selbstbestimmung.
Selbstmanagement vs. Zeitmanagement
Selbstmanagement ist insofern mit dem Zeitmanagement verwandt, als dass beide Disziplinen das gleiche Ziel haben: die Selbstwirksamkeit und Umsetzungskompetenz zu erhöhen.
Ist Zeitmanagement überhaupt möglich?
Einige Experten sind der Meinung, dass es so etwas wie Zeitmanagement gar nicht geben könne. Da die Zeit auf der Erde mit der immer gleichen Geschwindigkeit voranschreitet, ist Zeit eine Konstante, die sich keinen Regeln, Gesetze oder Vorschriften fügt.
Wer mit der Zeit zusammenarbeiten möchte, muss sich an die Zeit anpassen, indem er sich ihr unterordnet. Zeit entzieht sich jedem Versuch, sie zu managen.
Man sollte also nicht die Zeit managen, sondern sich selbst.
Selbstmanagement und Selbstverantwortung
Eine Grundvoraussetzung von Selbstmanagement ist Selbstverantwortung, also die Übernahme von Verantwortung für die eigene Entwicklung. Wer nicht dazu in der Lage ist selbst die Verantwortung für seine Entwicklung zu übernehmen, kann sich nicht selbst managen.
Laut Wikipedia ist Selbstmanagement eine Fähigkeit, die aus verschiedenen Teilkompetenzen besteht, die größtenteils durch den eigenen Willen (Volition) gesteuert werden.
Die Teilkompetenzen des Selbstmanagements
- Selbstmotivation
- Zielsetzung
- Planung
- Zeitmanagement
- Organisation
- Lernfähigkeit
- Erfolgskontrolle durch Feedback
Bei Wikipedia erfährt man, dass unter anderem die folgenden Fähigkeiten zum Selbstmanagement gehören:
- Sich selbst sinnvolle und authentische Ziele zu setzen
- Einen Plan und eine Strategie zur (effizienten) Umsetzung zu erstellen
- Den Plan konsequent umzusetzen
- Regelmäßig den Fortschritt und die Ergebnisse zu kontrollieren
- Aus dem Feedback Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz abzuleiten
Die Entwicklung von Selbstmanagement
Der Bestseller-Autor Stephen Covey beschreibt die Evolution des Selbstmanagements.
Seiner Ansicht nach lassen sich insgesamt vier Generationen des Selbstmanagements unterscheiden.
Die 1. Generation von Selbstmanagement
Hier stand das Zeitmanagement im Vordergrund.
Die eingesetzten Werkzeuge waren
- Checklisten
- Kalender
- To-do-Listen
Man versuchte, die eigene Produktivität durch bestimmte Arbeitsabläufe zu steigern.
Es ging darum, die äußeren Bedingungen im Sinne einer gesteigerten Produktivität zu gestalten.
Die eigenen Stärken und Schwächen und die Persönlichkeit spielten dabei keine Rolle.
Die 2. Generation von Selbstmanagement
In der zweiten Generation wurde der Schwerpunkt auf die sinnvolle Planung von Projekten, Aufgaben und Meetings verlagert.
Dazu gehörte auch:
- Das Setzen von Prioritäten
- Der Fokus auf das Wesentliche
Meiner Einschätzung nach, entspricht das Selbstmanagement, das uns quasi zwischen den Zeilen in der Schule vermittelt wird, in etwa der zweiten Generation von Selbstmanagement: Die Schule nimmt gar keine (oder nur alibimäßig) Rücksicht auf die zum Teil stark unterschiedlichen Persönlichkeiten und Fähigkeiten der einzelnen Schüler und versucht, sie alle in eine einzige starre Form zu pressen.
Was nicht passt, wird passend gemacht
Das Problem der ersten und zweiten Generation des Selbstmanagements bestand insbesondere darin, dass das Selbstmanagement von außen Kräfte auf den Menschen richtete, die im Inneren des Menschen auf Gegenkräfte stießen oder diese heraufbeschworen.
So entstand Reibung, was dazu führte, dass die Leistungsfähigkeit des Menschen, mit der Zeit immer weiter sank. Die Menschen brannten aus.
Realistisch betrachtet handelte es sich bei den ersten beiden Generationen des Selbstmanagements gar nicht wirklich um Selbstmanagement, sondern vielmehr um eine Methode des geringsten Widerstandes, die es den Vorgesetzten und anderen Machthabern möglichst einfach machte.
Wir haben uns selbst ausgebeutet und sie haben davon profitiert.
Die individuellen Kräfte, die im Inneren eines Menschen wirken, dürfen vom Selbstmanagement nicht ignoriert werden.
Ab der dritten Generation werden diese Kräfte berücksichtigt.
Die 3. Generation von Selbstmanagement
In der dritten Generation berücksichtigt das Selbstmanagement die persönlichen Werte und Ziele des Individuums.
Hier wird also zum ersten Mal berücksichtigt, dass Menschen unterschiedlich sind.
Die 4. Generation von Selbstmanagement
In der vierten Generation konzentriert sich das Selbstmanagement auch auf die Verbesserung der Lebensqualität, indem es die Befriedigung von Grundbedürfnissen berücksichtigt.
Dieser Aspekt von Selbstmanagement basiert auf der Erkenntnis, dass Menschen für einen bestimmten Zweck und nicht bloß für ihren Lebensunterhalt arbeiten wollen.
Die 5. Generation von Selbstmanagement
Aktuell entsteht eine fünfte Generation des Selbstmanagements, deren Schwerpunkt auf der Selbstregulation und Umsetzungskompetenz liegt.
Im Einzelnen spielen die folgenden Fähigkeiten eine Rolle:
- Steuerung der eigenen Gedanken und Fokus auf das Wesentliche
- Zielgerichtete Beeinflussung der eigenen Gedanken und Gefühle
- Aufschieben von Impulsen
- Selbstmotivierung
- Steigerung der eigenen Leistungsfähigkeit durch das Erlernen neuer Fähigkeiten aus einem eigenen Antrieb heraus
Selbstmanagement ist Persönlichkeitsentwicklung
Selbstmanagement ist nicht einfach nur eine Fähigkeit, die man einmal erlernt und dann bei Bedarf auf Knopfdruck anwendet.
Vielmehr gleicht das Erlernen von Selbstmanagement einer persönlichen Entwicklung, die niemals komplett abgeschlossen sein kann.
Selbstmanagement ist eine Metakompetenz
Selbstmanagement ist die Kompetenz, mit Kompetenzen umzugehen.
Nur wer diese Fähigkeit besitzt, kann die eigenen Kompetenzen beurteilen und sie situationsabhängig anpassen.
Selbstmanagement findet aus Metaebene statt
Ein Mensch kann mit seinem Denken zwei verschiedene Perspektive einnehmen: Die Ego-Perspektive und die Metaebene (man könnte auch Vogelperspektive dazu sagen).
Effektives Selbstmanagement setzt die Fähigkeit voraus, sich selbst aus einer Metaebene heraus zu betrachten.
Derjenige, der ausschließlich in der Ego-Perspektive lebt, übersieht die großen Zusammenhänge.
Selbstbetrug ist eine große Hürde
Zu den größten Hürden des Selbstmanagements zählt der Glaube vieler Menschen, dass sie überhaupt keine Zeit haben, um sich ein effektives und effizientes System zur zeitlichen Entlastung ihrer selbst aufzubauen.
Weil sie ja so viel zu tun haben.
Die Geschichte des Wanderers und des Sägers, die in dem sehr empfehlenswerten Buch Die 7 Wege zur Effektivität* erzählt wird, verdeutlicht dieses verbreitete Problem sehr schön:
Ein Spaziergänger kommt in einem Wald an einem Waldarbeiter vorbei der schwer damit beschäftigt ist, einige Baumstämme zu zersägen. Für den Spaziergänger ist offensichtlich, dass der Säger mit einer stumpfen Säge arbeitet. Er spricht den Säger darauf an und fragt ihn, warum er denn nicht erst einmal seine Säge schärfe. Der Säger entgegnet ihm, dass er sehr wohl wisse, dass seine Säge stumpf sei, dass er aber offensichtlich keine Zeit habe, die Säge zu schärfen, weil er ja diese ganzen Baumstämme zersägen muss.
In vielen Situationen sind wir dieser Säger. Unseren Selbstbetrug zu erkennen, ist der erste Schritt zum Selbstmanagement.
Selbstmanagement und Fokus
Durch die Fokus-Brille betrachtet, geht es beim Selbstmanagement zunächst einmal darum, zu eliminieren, zu automatisieren und zu delegieren.
Sich auf sehr wenige oder gar nur eine einzige Aufgabe oder Tätigkeit zu fokussieren, bedeutet vor allem eines: Ablenkungen zu eliminieren.
All jene zweitrangigen To-dos, die sich so hartnäckig um unsere Aufmerksamkeit bemühen, sollten möglichst vollständig aus unserem Fokus eliminiert werden.
Dies lässt sich am einfachsten mit einer Not-To-do-Liste erreichen.
Was sich nicht einfach eliminieren lässt, kann möglicherweise automatisiert oder delegiert werden. Im digitalen Zeitalter bieten sich dafür viele gute Lösungen an.
Wer beispielsweise immer wieder die gleichen Fragen beantworten muss, kann diese Fragen einmalig in Form eines Videos beantworten und dieses Video all jenen Personen zur Verfügung stellen, die die entsprechende Frage stellen.
Sehr viele Aufgaben lassen sich außerdem an virtuelle Assistenten oder an speziell zu diesem Zweck gegründete Plattformen, wie zum Beispiel Fiverr, delegieren.
Wie mit Selbstmanagement beginnen?
Bei umfangreichen Themen wie dem Selbstmanagement, ist es nicht ganz einfach, einen sinnvollen Einstieg zu finden.
Da gutes Selbstmanagement insbesondere von einer guten Selbstkenntnis und Selbstbeobachtung abhängt, empfiehlt es sich, zunächst diese beiden Grundlagen zu trainieren.
Vielen Menschen mangelt es an Fokus und Konzentration. Sie würden sich gerne selbst managen, aber sie sind einfach zu unfokussiert.