Damit eine Rechnung ordnungsgemäß und rechtssicher ist, muss sie bestimmten Anforderungen entsprechen. Erfüllt die Rechnung diese Anforderungen nicht, ist sie schlimmstenfalls rechtlich nicht gültig und wird für weitere Zwecke wie den Vorsteuerabzug nicht anerkannt. Wir erklären im Folgenden, worauf es bei einer rechtssicheren Rechnung ankommt.
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In genau zwei Fällen besteht eine rechtliche Pflicht zur Stellung von Rechnungen. So muss eine Rechnung gestellt werden, wenn eine Lieferung oder eine Leistung für ein Unternehmen oder eine juristische Person erbracht wurde. Des Weiteren muss eine Rechnung ausgestellt werden, wenn es um Lieferungen oder Leistungen geht, die mit einem Grundstück zusammenhängen. Dabei besteht für die Rechnungsstellung eine Frist von 6 Monaten. Die juristische Basis für die Rechnungsstellung ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes.
Die wichtigsten Angaben auf der Rechnung im Überblick:
- Angaben zum Rechnungsaussteller und zum Rechnungsempfänger: Auf der Rechnung muss der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsausstellers sowie des Empfängers angegeben werden.
- Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer haben. Dabei werden die Rechnungsnummern aufeinanderfolgend vergeben.
- Rechnungsdatum: Die Rechnung muss das Datum enthalten, an dem sie ausgestellt wurde.
- Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Auf der Rechnung muss sich die Steuernummer des Rechnungsstellers befinden. Wenn der Rechnungsaussteller eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hat, muss auch diese auf der Rechnung angegeben werden.
- Menge und Art der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen: Die Rechnung muss eine genaue Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen enthalten. Dazu gehören ggf. Angaben zu Menge und Einzelpreis.
- Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuern: Der Gesamtbetrag der Rechnung (netto & brutto) und der Betrag der Umsatzsteuer sowie der anzuwendende Umsatzsteuersatz müssen klar angegeben sein. Für eine korrekte Berechnung ist ein Mehrwertsteuer-Rechner hilfreich.
- Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen: Das Fälligkeitsdatum der Zahlung und die Zahlungsbedingungen sollten auf der Rechnung enthalten sein.
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers: Wenn die Rechnung an einen anderen als den Leistungsempfänger ausgestellt wird, müssen sowohl der Leistungsempfänger als auch der Rechnungsempfänger auf der Rechnung angegeben werden.
- Weitere Anforderungen: Abhängig von der Art der erbrachten Leistungen oder der Geschäftstätigkeit können weitere Anforderungen gelten. Dazu gehören beispielsweise Angaben zur erbrachten Leistung oder zur Herkunft der Waren. Wurden Minderungen des Rechnungsbetrags wie Rabatte oder Skonti vereinbart, müssen auch diese aufgeführt werden.
Rechnungen digital erstellen
Per Post, als Fax oder elektronisch – seit 2011 sind diese Übermittlungsformen für Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Rechnungen dürfen demnach als E-Rechnung auch digital erstellt und versandt werden. Dabei müssen zunächst dieselben formellen Anforderungen wie bei einer Papierrechnung beachtet werden. Darüber hinaus gelten für digitale Rechnungen ein paar besondere formelle Anforderungen.
Format, Sicherheit und Archivierung
Bei den besonderen Anforderungen für digitale Rechnungen geht es vor allem um das Rechnungsformat, um den Faktor Sicherheit und um die Archivierung. So muss eine digitale Rechnung in einem Format erstellt werden, das den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes gerecht wird. Zu diesen Formaten gehören zum Beispiel PDF, XML oder auch EDI. Wichtig ist, dass das Format nicht nachträglich verändert werden kann. Darüber hinaus muss es maschinell ausgewertet werden können. Zudem muss der Rechnungsempfänger sicher sein können, dass die Rechnung echt und ihr Inhalt unversehrt ist. Das heißt, er muss nachvollziehen können, dass die Rechnung tatsächlich vom Rechnungsaussteller stammt und dass inhaltlich nicht nachträglich etwas verändert wurde. Auch hier spielt das Rechnungsformat eine Rolle. Darüber hinaus sorgen digitale Signaturen oder andere Authentifizierungsverfahren für entsprechende Sicherheit.
Auch E- Rechnungen müssen der juristischen Vorgabe zur Archivierung nachkommen und genauso lange aufbewahrt werden. Zu diesem Zweck werden die digitalen Rechnungen in einem elektronischen Archivsystem gespeichert. Dieses muss ebenfalls den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen.
Wichtig: Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang der Rechnung als E-Rechnung zustimmen.
Kleinunternehmer-Rechnungen
Formal müssen Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung die gleichen Punkte beachten, wie andere Unternehmer. Wer jedoch nach der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit ist, muss diese natürlich auch nicht auf der Rechnung ausweisen. Auch die Angabe einer Umsatzsteuernummer ist hinfällig. Dafür muss auf der Rechnung auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz hingewiesen werden.